Noleggio stand fieristici: come funziona e quali vantaggi ha

Se stai iniziando ad organizzare o hai già avuto modo di gestire la strategia di marketing e la partecipazione della tua azienda a una o più fiere, ti sarai chiesto, almeno una volta, cosa potesse essere meglio fra il noleggio dello stand o il suo acquisto.

Perché questa domanda? Perché le formule per poter avere uno stand che sia rimontabile per più anni, e quindi riutilizzabile in diverse edizioni della stessa fiera o in differenti fiere, sono due: la formula dello stand che viene progettato, realizzato e venduto, e la formula del noleggio stand.

Per quale ragione, però, spesso gli espositori si pongono questa domanda e vogliono rimontare più volte lo stesso stand? Perché vogliono mantenere costante la loro riconoscibilità, la loro brand identity, e perché sanno benissimo che uno stand realizzato già una prima volta, risulta essere più economico, se bisogna semplicemente rimontarlo invece che ricostruirlo da zero.

Ma, quindi, è meglio comprare o noleggiare uno stand? Per capirlo abbiamo bisogno di dare uno sguardo al mondo degli allestimenti fieristici!

Evoluzione degli allestimenti: dalla vendita al noleggio

Tanti anni fa, quando il cliente voleva rifare lo stesso stand più volte, aveva interesse ad acquistare lo stand. In pratica, nella maggior parte dei casi l’azienda di allestimenti fieristici progettava e costruiva ex novo con l’ottica di rivendere. Lo stand, in seguito alla progettazione e realizzazione, veniva poi completamente venduto, e i materiali risultavano di proprietà del cliente.

Agli allestitori, quindi, veniva pagato lo stand e poi, a parte, i servizi connessi di montaggio, smontaggio, trasporto e stoccaggio in fiera.

Alcuni clienti, addirittura, si tenevano lo stand nella propria azienda smontato, per poi poterlo far rimontare successivamente.

Questa modalità aveva senso, tanti anni fa, perché:

1. il costo dei materiali (legno, pavimenti ecc) era molto più elevato, quindi aveva senso costruire uno stand ad hoc e comprarselo, mentre risultava sconveniente realizzarlo più di una volta senza averlo comprato, a causa dell’elevato costo dei materiali;

2. il mercato era molto più fermo. Le strategie di marketing e le opportune pianificazioni delle aziende valevano, di base, dai 5-10 anni. L’espositore realizzava lo stand, lo comprava e pagava lo stoccaggio, oppure lo teneva direttamente nei propri magazzini una volta smontato, mentre le aziende di allestimenti fieristici si occupavano di prenderlo, montarlo e smontarlo tutte le volte che era necessario. Questo si faceva perché il mercato era più fermo e più lento e le fiere più consolidate, ed era quindi più facile per le aziende pianificare uno stand che veniva montato uguale identico per diversi anni. Era, quindi, una cosa che, al tempo, aveva il suo senso.

Oggi, chiaramente, il mercato è cambiato completamente, e tutt’ora cambia a grande velocità, rendendo non più efficiente questo approccio.

Le aziende modificano le loro strategie commerciali a intervalli molto più brevi, spesso anche di sei mesi in sei mesi. Magari un anno l’azienda decide di partecipare ad una certa fiera in Italia, ma non trovando i riscontri desiderati decide poi di non rifarla l’anno successivo, preferendo magari la partecipazione ad una nuova fiera in Germania o in comunque in un nuovo mercato (la cosiddetta globalizzazione…).

Oggi, infatti, è molto più difficile, per le aziende, pianificare un investimento a lungo termine per lo stand.

I materiali, inoltre, non sono più uno dei costi più importanti nell’allestimento di uno stand ma, anzi, i costi maggiori sono quelli dei servizi, come la logistica e la manodopera. Quindi, in un computo generale dei costi dello stand, i materiali, a parte casi di stand molto particolari, non sono più quelli maggiormente incidenti nel preventivo finale.

Un esempio pratico che si può fare è quello del pavimento laccato lucido, spesso utilizzato negli stand in mattonelle 100×100 cm. Questo pavimento, 7/8 anni fa costava uno sproposito mentre oggi è diventato quasi un materiale di serie, perché i costi sono diminuiti di quasi due terzi.

Inoltre, il terzo motivo per la quale oggi non ha più senso comprare lo stand è che gli organizzatori delle fiere sono maggiormente “mobili“, quindi capita spesso che da un anno all’altro venga cambiata la disposizione delle aree e delle planimetrie, spostando lo stand in un altro padiglione, magari in un’area un po’ più piccola o un po’ più grande. Non ha quindi più senso lo stand comprato perché, molte volte, anche se di poco, è da modificare, aggiustare e sistemare.

Noleggio o Vendita? Ecco la soluzione!

La soluzione migliore è certamente quella del noleggio dello stand fieristico. Abbiamo, infatti, appena visto che le ragioni per le quali era preferibile l’acquisto non sono più efficaci oggi, mentre il noleggio risulta una soluzione molto più intelligente, economica e comoda. Abbiamo visto, però, che oggi gli spazi espositivi e le strategie di business cambiano velocemente.

Proprio per questa ragione abbiamo pensato ad una soluzione che potesse sopperire a questa rapidità di cambiamenti.

Se il cliente vuole pensare lo stand perché sia rimontato più volte senza avere il problema di eventuali piccoli riadattamenti, come quelli necessari in caso di cambiamento della planimetria e via discorrendo, abbiamo pensato all’opzione del contratto di rimontaggio pluriennale in seguito all’andamento a buon fine del primo montaggio, il quale prevede una piccola penale che copre lo stoccaggio del materiale presso gli stabilimenti dell’allestitore nel caso in cui il cliente si voglia liberare dal contratto. Una sorta di clausola rescissoria simile a quanto succede nel calcio con i cartellini dei giocatori.

Come gestiamo il noleggio dello stand

Sostanzialmente, quando riceviamo una commessa, lo stand, anche se realizzato completamente su misura, viene di fatto noleggiato al cliente, dopodiché, all’interno del preventivo, noi mettiamo già un’opzione di rimontaggio con un costo prefissato e condiviso in maniera trasparente dall’inizio.

Facciamo un esempio pratico per rendere il tutto più comprensibile.

Supponiamo che quest’anno lo stand costi 50 mila euro. Se lo vuoi rimontare il prossimo anno alla stessa fiera, uguale identico, ti costa, ipotizziamo, 38 mila euro, e lo teniamo noi nei nostri magazzini, in modo che tu non ti debba preoccupare di niente. Questo ci permette di gestirlo, risistemarlo, aggiustarlo e fartelo ritrovare rimontato l’anno successivo come nuovo.

Questo è il contratto di rimontaggio.

Perché è un’opzione che mettiamo nel preventivo?

Perché il cliente che per la prima volta decide di affidarsi a noi, vuole, giustamente, prima vedere lo stand realizzato e allestito, per aver una conferma sulla qualità e professionalità del servizio offerto. Una volta che è soddisfatto, si è trovato bene e ha verificato un andamento fruttuoso dello stand, prima che intercorra lo smontaggio può dirci: “Ok, voglio esercitare l’opzione di rimontaggio“.

Perché questo deve essere comunicato prima dello smontaggio dello stand? Perché, chiaramente, molti materiali che abbiamo fatto su misura per quello stand, se sappiamo che non lo dobbiamo rimontare in seguito, li buttiamo via, e quindi non ce li avremo più, né per noi né per il cliente.

E’, quindi, fondamentale saperlo in tempo, prima della fine della fiera.

La clausola rescissoria nel noleggio stand

In questo contratto di rimontaggio noi mettiamo anche una clausola rescissoria.

Facciamo un ennesimo esempio per rendere maggiormente chiaro il tutto:

Fiera finita. Sei soddisfatto e firmi l’opzione di rimontaggio. Smontiamo lo stand con l’ottica di un rimontaggio, lo teniamo in magazzino e poi, dopo dei mesi, ci ripensi e decidi di voler uscire dal contratto perché, ad esempio, hai deciso di non partecipare più alla fiera.

In questo caso, puoi liberarti senza troppi mal di testa pagando una piccola penale che di fatto va a compensare le spese che l’azienda di allestimento ha sostenuto per smontarlo nel modo corretto e stoccarlo, quindi per pagare sia i costi di manutenzione che di stoccaggio nel magazzino.

Questa formula ha enormi vantaggi rispetto alla vendita, perché:

• la possibilità di esercitare l’opzione, e quindi di impegnarsi per te, arriva solo in seguito all’aver visto e utilizzato lo stand almeno una volta, quindi è un vincolo minimo;
• c’è una maggiore facilità di fare modifiche al progetto in base a eventuali esigenze che ci sono ogni anno, perché magari quest’anno lo stand l’hai fatto e ti è piaciuto, ma l’anno prossimo magari devi presentare un nuovo prodotto, quindi lo stile dello stand rimane uguale, ma c’è qualche modifica per fare spazio al nuovo prodotto ed è facile farlo, essendo uno stand con materiali in parte anche a noleggio, non ti ritrovi quindi con dei materiali che non sono più riutilizzabili.

Proprio per questa somma di ragioni, oggigiorno la soluzione di noleggio stand risulta essere quella più vantaggiosa ed economica per il cliente, e per questo quella sulla quale ci concentriamo. Se vuoi saperne di più ti invito a mandarci una mail, dove potrai chiedere ulteriori informazioni e preventivi per i tuoi prossimi stand.

Al tuo successo in fiera!